Soyez précis : cahier papier, Excel, WhatsApp, un logiciel existant… Cela nous permet de mesurer le saut technologique que représente notre solution.
Qui reçoit l'appel ? Où l'information est-elle notée ? Comment la chambre est-elle bloquée ? Ce que vous décrivez ici est le workflow réel, pas le workflow idéal.
Les hôtels ne demandent pas les mêmes infos selon le type de séjour. Détaillez-nous ce que vous notez concrètement dans chaque cas. Cela nous permettra de pré-remplir les bons formulaires dans l'application.
Séjour classique. Quelles infos notez-vous ? (nom, téléphone, CNI/passport, dates d'arrivée et départ, nombre de personnes, type de chambre, acompte...)
Quelques heures seulement. Demandez-vous les mêmes infos ? Des horaires précis de début et fin ? Un tarif horaire ?
Journée complète sans nuitée. Quelles infos sont nécessaires ? (motif, nombre de participants, équipements demandés, restauration...)
Une double réservation = deux clients différents pour la même chambre à la même date. C'est souvent le symptôme d'une information non centralisée.
Dites-nous concrètement : un tableau papier ? Un groupe WhatsApp ? Vous criez dans le couloir ? Plus le processus est manuel, plus il est fragile.
Soyez brutalement honnête. Ce que vous écrivez ici deviendra probablement la première fonctionnalité que nous développerons.
Prenez en compte : nuitées, consommations du bar/restaurant, taxes, réductions négociées, acomptes déjà versés. Décrivez le processus réel, même s'il est approximatif.
Une erreur = montant faux, oubli d'un service, ou client mécontent d'avoir été sur-facturé ou sous-facturé.
Savez-vous en temps réel combien vous avez gagné aujourd'hui ? Savez-vous quels clients n'ont pas encore payé ?
Dites-nous qui donne l'ordre, comment il est transmis, et surtout comment vous savez que la tâche est terminée. Si vous ne le savez pas toujours, dites-le.
C'est le symptôme classique d'une rupture de communication entre la réception et le ménage. Ça arrive à tout le monde.
Le client s'est plaint ? Vous l'avez remarqué en accompagnant le client ?
Cette question est technique : si le personnel n'a pas de téléphone, nous devrons adapter notre solution (notifications vocales, tablette partagée, etc.).
Si votre connexion est instable, nous devrons concevoir une application qui fonctionne hors ligne et se synchronise quand la connexion revient.
Soyez radical. Oubliez tout le reste. Quelle est la seule chose qui, si elle existait, changerait votre quotidien ?
Pensez en termes de FCFA et d'heures. Les doubles réservations qui vous coûtent des clients ? Le temps passé à recalculer les factures ? Le manque à gagner sur les chambres mal vendues ?
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